大公司生存日常：Outlook 上的朴素日程管理方案
在学校和日常生活中，我通过手机上的 app 和网络上的服务来帮助我提高效率、管理日程。然而，所在公司对于第三方软件和服务的限制越来越多，能够使用的软件也仅限于 Windows 10 系统自带的基本软件以及 Office 全家桶。这使得我不得不将目光投向了我「最熟悉的陌生人」—— Outlook。
功能分区
在设计方案之前，必须先要明确我最重要的目的，以及手头可以使用的资源。
作为一名金融前线人员，我日常工作大部分的时间都用在以下几个方面：
邮件管理：怎样不错过自己的重要邮件？怎样分清事件的轻重缓急？ 信息搜索：如何在需要的时候迅速地找到相关的信息？ 日程管理：怎样合理安排会议？在公司 IT 系统这样「艰苦」的条件下，工作六年的我也逐渐摸索出了一套仅仅使用 Outlook，且适合自己工作需求的效率方案。
下图即是我日常工作的界面截图，能让我高效地发挥几个功能区的全部用途。
两种基本布局模式对比
日程安排：分为日历和接下来的日程提示。这一部分就是我每天的「课程表」，可以看到接下来一段时间的会议安排，并通过颜色分类，一目了然 常用信息：此处我通过设置没有到期日的待办事项，置顶我经常使用的信息（比如会议接入号码、内部代号等），方便我随时调取（尤其是发送邮件和会议邀请时） 待办事项：此处列示近期和中期待办的事项。在邮件列表中标记过的事项都会出现在这里，我也可以方便地快速新建一个事项（比如给张三打电话），并在完成后将其移除以下我就以几种常见的任务场景详细介绍一下我的工作流程。
如何管理邮件
作为公司内部主要的联络方式，每天我会收到两百封以上的邮件，安排的任务、分享的最新信息一般都通过 Outlook 这个窗口送达。几年下来，20G 的邮箱空间早已捉襟见肘。如何不被邮件淹没，并从其中快速甄别出需要紧急处理的内容，成为了我第一个考虑的问题。
邮件自动分类
根据自身的经验，我先给每天的邮件进行了分类。收到的两百多封邮件中，约10% 的邮件都是群发的通知、公告和系统生成的邮件，这类邮件占空间小，但是数量多；无须我注意也无须我采取任何动作。我专门在 Outlook 中新建了一些以「zz」开头的文件夹（使其在文件夹列表中沉底），并设置规则将他们直接已读、归档。我一般会在有空的时候去看看，当作娱乐活动，或者索性等待系统过了几个月后自动删除。
另外，还有约 10% 的邮件是我一定要停下手头工作立即查看的，比如来自我老板的邮件。这时我需要及时地得到强提醒。我司使用的 Blackberry Work 手机软件就有这个功能。我将我的老板设为我的 VIP 联系人，并设置通知规则。这样，每次有老板发送的邮件时，我的手机就会用一种不一样的铃声提醒，在通知中也会加上星号以示提醒。
剩下的 80% 基本都是和客户相关的事务性邮件，他们是否也需要分类呢？
邮件筛选与整理
刚进公司的时候，有前辈分享经验时特别强调，应该做好文件夹分类，收到一封邮件的时候就应该把它归类到相应的文件夹去。我也曾经试过为每个客户或着每个项目建立一个文件夹，将收件箱里的邮件逐一归档到各个文件夹。刚进公司的我视其为最佳实践，但实验了几个月后之后发现了一些问题：
很多一次性邮件（比如一次性的交易）并不需要归档，之后也一般不会查询； 有些邮件难以归档到某一个特定文件夹，比如同一个问题涉及到三四个客户，我是分类给谁的文件夹才合适呢？日后如果仅根据文件夹进行检索，势必会错过邮件； 更重要的是，由于我的职位覆盖面比较广，时不时需要帮着其他经理解决问题，这样一来，就多了许多「长尾文件夹」：许多零散的客户文件夹只有一两封邮件，而且之后可能也不会再有邮件了，然而它们却占据了宝贵的视窗空间。事实证明，并没有放诸四海而皆准的最佳实践（Best Pratice），必须基于自己的需求进行一定的取舍。于是，几个月后，我放弃了「分包到户」并「清空收件箱」的念想。
当然，不进行文件夹分类并不意味着不进行整理，毕竟每天收发几十 MB 的邮件不过多久就会收到如下提示：
而且，公司设置了一定时间之后自动删除存储在服务器上的邮件，如果有重要邮件需要存档，就必须保存本地。对于本地存档的邮件，我有一个自己的定期整理流程。
在我工作中需要本地保存的邮件，一般是以下几类：
批复（方案、价格、流程等）：这类邮件一般占地小（普遍只有几十 K）但数量多，而且今后会被审计检查，或被再次使用。因此，我一般在项目结束时把它们保存在项目的本地文件夹，或者团队的资料库中（共享文件夹或 Sharepoint ）； 方案终稿、合同盖章扫描件：这类邮件中，附件是最为重要的。由于内容复杂，且常为扫描件，所以占用体积很大。对于这类邮件，一般我会直接把附件保存到本地文件夹。日后检索起来会更为直观，无需先点开邮件再查看附件。而在我工作中，需要清理的，一般是以下几类：
方案、模型的半成品：这是占据我邮箱空间的「头号元凶」。一旦做起标书，往往都是一百多页的 PPT 文件，单个文件就有近十个MB，更何况需要修改三十多版。但在标书递交之后，这些半成品文件也就失去了价值。这个时候，我就会筛选出这些邮件，将其一并删去； 一次性的交易文件：平时协助交易的时候往往会收到一些确认函扫描件、发票复印件、合同扫描件等。这类文件往往仅适用于一次性的交易，虽然单个文件只有几个MB，但积少成多，几个月下来占据的空间也非常可观。这类文件没有存档价值，因此也会定期手动过滤进行清理； 定期的周报、月报：这些报告具有极短的时效性，例如每周的客户进度汇报，一旦过了一周，之前的信息就没有了参考价值。然而，这些文件也不能设置规则直接删除，在一段时间内仍需要使用。因此，我选择定期（比如每个季度）根据标题进行筛选，然后删除。通过这些定期的筛选和整理，邮箱才能保持健康。而这些步骤，则是通过运用搜索框中的三个简单的语法实现的。
邮件搜索语法
平时如果我要找一封邮件，一般收到的指令都是「找一下张三发的，和甲公司有关的邮件」或者是「我昨天发给李四的一封邮件」，所以我在 Outlook 搜索框的提醒下，慢慢学会了以下几个搜索语法：
to: / from: subject: cc:针对我的业务情况，使用这三个搜索语法可以比文件夹分类更快地找到需要的邮件。这三个语法可以叠加使用，比如 from:(Zhang, San) subject:(甲公司) ，就可以筛选出上文需要的邮件了；又或者，通过 from:(sspai) 就可以迅速筛选出所有发件人地址中带有 sspai 的邮件。
此外，筛选去大范围的邮件后，可以再点击各个栏位标签进行排序，进行第二次筛选。
如何管理日程 给邮件「立 flag」
在处理上述 80% 的事务性邮件时，我会按照「先进先出」的规则去阅读，然后决定是不是需要「立 flag」，也就是把这封邮件加入到我右下角的待办事项里面。这是每天在Outlook 中仅次于邮件列表的常用功能。这个 To-do List，不仅仅是我的待办事项列表，更是我的常用信息收纳盒。
尽管 Outlook 给我提供了很多截止日期的选项，但我一般性只会把任务分为两类，以免过于复杂的分类反而降低了可操作性：
截止日期今天：一般指的是我需要尽快完成的任务（一般为当天），但也有可能没有截止日期（比如爱不起来的 ASAP）。一旦今天没有完成，它会「明日复明日」地继续出现在列表中，但是会高亮显示引起我的注意； 特定截止日期：一般指的是不是那么紧急，但是有中远期截止日期的，比如一个月内。设置成这样之后，我在每天查看这个窗格的时候能知道自己有这件事情需要完成，但因为它排列在窗格最底部，在工作的过程中也一般不会出现在视野中，挤占其他优先级更高的事项除了这两类真的「待办」的事项，我会把我的常用信息（比如会议接入信息、Zoom 号码、常用同事员工号等）写在一个或多个任务里，并设置为没有截止日期的任务。这样一来，它就会在任务窗格置顶显示。相比之前需要回到桌面打开相应的文本文件，在一个程序中找到需要的资料显然要方便得多。当然，置顶的条目也需要严格控制数量，不然真正的待办事项就无法出现在屏幕之中了。
提高工作效率的另一方面在于：提高日程安排效率。这一方面，我的要求是：精简、直观、简洁。
「公私合营」
由于我司对于邮箱的限制，邮箱软件亦无法与手机的日历打通，因此，我做出了一个艰难的选择：将个人的一些安排也放在公司的日历当中。比如和朋友约了饭局，或者预约了看病等，我都将它记录在了公司的 Outlook 中。这样一来，不仅自己能够从一个程序中直观地看到自己所有的安排，而且其他同事在约我开会的时候，也能够知道我这段时间已经有安排了，减少了会议冲突的概率。但这样安排的坏处就在于，自己的私人生活和工作紧密地捆绑在了一起，就算是私人的活动也需要打开公司邮箱。
在手机上的负一屏，邮箱可提供了小程序可以现实接下来的日程安排，一目了然。
颜色分类
其次，我利用 Outlook 自带的颜色分类功能，给自己的日历设计了一套 Colour code：比如，内部会议是默认的淡蓝色，与客人的会议是深紫色，私人事件是橙色。自己在查看日历的时候也会一目了然，对接下来的安排有个直观的概念。这也从根本上避免了自己忘了这是一个和客户的会议，而贸贸然没有任何准备就拨入电话的情况发生。
巧用前缀
第三个方法是我从日本同事那边借鉴而来的。以前有过几次，把会议安排得密密麻麻后突然发现，虽然会议和会议之间并没有冲突，但其实下一个会需要横跨二十公里前往客户的办公室。情急之下，只能请上一个会的组织者临时改期，造成不小的麻烦。
后来我发现，日本同事发送的会议邀请中，在邮件主题的开头都会带上（来）、（访）或者是 (Call)。「来」即是客户过来，而「访」就是我们前去访问。如果安排了车辆的话，也会在日历上预留好交通的时间。这样可以彻底避免之前我遇到的尴尬发生。于是我迅速地学习了这种方法，并运用到了我的日历当中。
用邮件进行日程管理对比各种 Todo App 固然非常朴素，但它和我的日常工作流程结合紧密，避免了在多个应用之间「反复横跳」的情况，也克服了公司 IT 限制的难题。
如果你在工作中也遇到了同样的困难，不妨试试用这些方法让日程管理更轻松~
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